اگر از کاربران پرینتر‌های لیزری هستید و استفاده زیادی از آن دارید، پس سالانه مبلغ زیادی را خرج تعویض و شارژ کارتریج می‌کنید. اما در اغلب موارد، این استفاده زیاد نیست که باعث افزایش هزینه خرید کارتریج می‌شود. استفاده نادرست از تونر است که، برای کاربر هزینه بردار است. با دانستن و به کارگیری روش‌هایی برای کم کردن مصرف تونر در پرینتر‌های لیزری، می‌توانید از هزینه‌های اضافی خرید کارتریج بکاهید.

 

هشدار‌ها را نادیده بگیرید!

با ظاهر شدن هشدار رو به اتمام بودن کارتریج، بسیاری از کاربران گمان می‌کنند که باید به سرعت برای تعویض و یا شارژ کارتریج اقدام کنند. این نکته را بدانید که همزمان با ظاهر شدن این هشدار، کارتریج شما هنوز در حدود ۲۵ الی ۳۰ درصد تونر درون خود دارد. این مقدار می‌تواند برای پرینت ۴۰۰ الی ۵۰۰ صفحه، کافی باشد. پس اولین قدم برای کم کردن مصرف تونر این است که، هشدار‌های رو به اتمام بودن کارتریج را نادیده بگیرید. تنها زمانی به فکر تعویض و یا شارژ کارتریج باشید که، فایل‌ها و سند‌ها کمرنگ چاپ شده باشند.

برخی از کاربران با دیدن کمرنگ چاپ شدن صفحات، کارتریج را از پرینتر بیرون آورده و آن را به آرامی کمی به راست و چپ تکان می‌دهند. با این کار می‌توان ۱۵ الی ۲۰ صفحه بیشتر پرینت گرفت و از آخرین ذرات تونر نیز استفاده کرد. اما متخصصان و تعمیرکاران پرینتر، با این کار مخالف بوده و می‌گویند تکان دادن کارتریج باعث خرابی پرینتر و نشت باقی مانده تونر به قطعات داخلی دستگاه می‌شود.

 

کیفیت معمولی را امتحان کنید

یک روش ساده دیگر که به شما، در کاهش مصرف تونر کمک می‌کند چاپ با کیفیت معمولی است. تمامی پرینتر‌ها، دارای تنظیماتی برای میزان رزولوشن و کیفیت چاپ هستند و شما می‌توانید آن‌ها را برحسب نیاز خود تغییر دهید. به این نکته توجه داشته باشید که هرگاه این تنظیمات، در بالا‌ترین و بهترین کیفیت خود قرار گرفته باشند، مصرف تونر کارتریج هم افزایش می‌یابد.

پس زمانیکه به چاپ با کیفیت نیازی ندارید، میزان رزولوشن و کیفیت چاپ را در پایین‌ترین حد ممکن قرار دهید. با اینکار نه تنها در مصرف تونر صرفه جویی کرده، بلکه بر سرعت پرینتر نیز می‌افزائید.

 

از پیش نمایش چاپ استفاده کنید  

قبل از فرستادن فرمان چاپ، فایل مورد نظر را در حالت پیش نمایش قرار دهید؛ به خصوص اگر در حال چاپ از یک صفحه اینترنتی هستید. اغلب اوقات در حاشیه صفحات اینترنتی، تبلیغات زیادی وجود دارد که می‌تواند روی میزان مصرف تونر تاثیر بگذارد.

استفاده از فونت مناسب

اگر روزانه باید حجم زیادی از متون را پرینت کنید، بهتر است فونت‌هایی را انتخاب کنید که از تونر کمتری استفاده می‌کنند. فونت‌هایی با اندازه‌های بزرگ، بولد و طرح دار، مصرف کارتریج را افزایش می‌دهند. این راه شاید در ابتدا خیلی موثر به نظر نرسد، اما در دراز مدت تاثیر زیادی روی مصرف تونر دارد. به عنوان مثال Ecofont می‌تواند تا حدود ۲۵ درصد، در مصرف تونر صرفه جویی کند. 

 

پشت سر هم پرینت بگیرید!

پرینتر‌های لیزری بعد از هر بار فرستادن فرمان چاپ، متوقف شده و هنگام فرستادن فرمان بعدی دوباره کار را شروع می‌کنند. این پروسه باعث می‌شود، هر بار مقداری از تونر با توقف و شروع پرینتر به هدر برود. برای جلوگیری از این امر، باید فرمان‌های چاپی را پشت سرهم و با تعداد بالا به پرینتر بفرستید و صف چاپ را پر کنید.

 

شارژ کارتریج را فراموش نکنید

خوراک اصلی هر پرینتر، جدا از نوع لیزری یا جوهرافشان آن، تونر یا جوهر آن است. بدون داشتن تونر در پرینترهای لیزری و جوهر در پرینترهای جوهر افشان، امکان چاپ محتوای خود را نخواهید داشت. کارتریج در حقیقت نام مخزنی در پرینتر است که جوهر یا تونر را در خود نگهداری می‌کند. بر اساس میزان مصرف شما از دستگاه پرینتر، محتوای جوهر داخل کارتریج تمام می‌شود. خوشبختانه امروزه این مخزن ها قابل شارژ هستند، یعنی نیازی نیست هر بار که جوهر پرینتر تمام شد یک کارتریج نو تهیه کنید. شما می توانید به راحتی با کمک یک متخصص شارژ کارتریج، این مخزن را دوباره پر کنید یا به اصطلاح شارژ کنید.

 

شارژ کارتریج در محل، بسیار کم هزینه‌تر از خرید یک کارتریج جدید و تعویض آن است، تعجبی ندارد که اغلب کاربران شارژ کارتریج را به خرید کارتریج نو ترجیح می‌دهند. متخصص شارژ کارتریج، در هنگام تعویض تونر، باید قطعاتی مانند چیپست و درام را نیز تعویض کند. در غیر اینصورت بعد از شارژ کارتریج، روی صفحه نمایش پرینتر ارور خالی بودن کارتریج ظاهر خواهد شد، که به دلیل چیپست معیوب است. یا روی اسناد پرینت شده لکه‌هایی سیاه رنگ خواهد افتاد، که به خاطر درام پر از خط و خش است.

کارتریج طرح یا اصل؟

هنگام تعویض کارتریج پرینتر، شما دو حق انتخاب خواهید داشت، کارتریج اصل یا طرح. کارتریج‌های اصل ساخته کمپانی‌های سازنده پرینتر بوده و از قیمت و کیفیت بالایی برخوردار هستند. اغلب اوقات همین قیمت بسیار بالا است که، کاربران خرید کارتریج طرح را به اصل ترجیح می‌دهند. اگر خرید کارتریج طرح را از فروشگاه‌های معتبر انجام دهید، می‌بینید که از نظر کیفیت تفاوت چندانی با کارتریج اصل ندارد. عاملی که باعث تمایز این دو کارتریج با یکدیگر می‌شود، در تعداد دفعات شارژ آن‌ها است. شما می‌توانید کارتریج اصل را ۱۵ الی ۳۰ مرتبه شارژ کنید، اما بیشترین تعداد دفعات شارژ در کارتریج طرح ۱۲ مرتبه است. ضمن اینکه با هر بار شارژ کارتریج اصل و طرح، مقداری از کیفیت پرینت کاسته خواهد شد. این نکته را به یاد داشته باشید که تعویض یا  شارژ کارتریج پرینتر را باید از حتما از طریق مراکز معتبر انجام بدهید، انجام این کار بدون داشتن مهارت کافی به دستگاه شما آسیب جدی وارد می کند.

چرا باید از یک نرم‌افزار CRM سفارشی به جای نرم‌افزار آماده‌ی CRM استفاده کنیم

هر کسب‌و‌کاری که شروع به فعالیت می‌کند و مدت زمانی از فعالیت آن می‌گذرد، نیاز دارد تا از یک سیستم CRM برای مدیریت کارهای خود استفاده کند. هر اندازه که سازمان رشد می‌کند و فعالیت‌های آن ببشتر می‌شود، به تبع آن باید سیستم CRM مورد استفاده نیز همگام با رشد کسب‌وکار، رشد کند و توسعه یابد. اینجاست که توسعه‌ی نرم‌افزارهای آماده‌ی CRM، برای مدیران چالش‌برانگیز و پیچیده می‌شود و هزینه‌ی زیادی برای‌شان ایجاد می‌کند. این موضوع باعث می‌شود بسیاری از مدیران به فکر سفارش یک CRM اختصاصی برای کسب‌وکار خود بیفتند و به سراغ نر‌م‌افزاری سبک و مؤثر با هزینه‌های کم باشند.

اگر شما هم در این مرحله قرار دارید و هنوز مطمئن نیستید CRM های آماده و از پیش تولید شده، برای کسب‌وکار و سازمان شما بهتر هستند یا CRM های سفارشی و اختصاصی، در ادامه همراه باشید تا با استفاده از ۷ دلیل به شما بگوییم چرا باید CRM اختصاصی خود را بسازید.

۱- هزینه‌ی استفاده از CRM سفارشی نسبت به استفاده از نرم‌افزارهای آماده‌‌ی CRM کمتر است

اطلاعات و داده های اکثر نرم‌افزارهای آماده‌ی CRM، روی سیستم ابری ذخیره می شود و برای ورود اطلاعات و استفاده از آن‌ها باید ثبت نام انجام داد. هزینه ی استفاده از این نرم‌افزارها بر اساس تعداد افرادی که از آن استفاده می کنند و قابلیت ها و امکاناتی که این سیستم در اختیار سازمان قرار می دهد، تعیین می شود. اما این برنامه ها محدودیت های خاص خود را دارند و ممکن است بسیاری از این ویژگی ها و امکانات موجود در نرم افزار عملاً به کار شما و کسب و کارتان نیایند و فقط یک یا دو بخش از این امکانات، کار شما را به پیش ببرند.

بسیاری از این شرکت های فروشنده ی سیستم های CRM، مدل های مختلفی از نرم افزارهای آماده‌ی CRM دارند که هر بسته ی آنها، قابلیت ها و هزینه های متفاوتی عرضه می کنند. معمولاً نرم افزارهای ابتدایی که از سوی این شرکت ها در اختیار شما قرار می گیرند، تنها از تعداد کمی از کاربران پشتیبانی می کنند و امکانات محدودی دارند که اگر بخواهید نرم افزارتان را ارتقا بدهید، هزینه ی بیشتری از شما دریافت می کنند.

اما هزینه های استفاده از نرم افزارهای آماده ی CRM به اینجا محدود نشده و در طول زمان با رشد سازمان تان بیشتر می شود. به عنوان مثال اگر تعداد کارکنانی که از این نرم افزار استفاده می کنند بالا رود، بر هزینه ی استفاده از آن اضافه می گردد.

در ادامه با توضیح چند مثال می گوییم چطور رشد سازمان هزینه های CRM تان را بالاتر می برد:

•  هر نیروی فروش و بازاریابی که استخدام می کنید، باید روزانه به سیستم CRM دسترسی داشته باشد.
•  اعضای تیم پشتیبانی مشتریان نیاز دارند تا هر روز از با استفاده از CRM از وضعیت مشتریان اطلاع پیدا کنند.
•  تیم مدیریت برای اطلاع از وضعیت پروژه ها باید به سیستم CRM دسترسی داشته باشد.

به این دلایل و برای بهبود کارایی و عملکرد سازمان و کسب و کار، مدیران معمولا مجبور می شوند تا برای خرید تمام ویژگی ها و امکانات یک نرم افزار هزینه کنند.

هزینه‌ی ساخت یک CRM سفارشی

اگر یک کسب و کار متوسط یا بزرگ دارید، ساخت و طراحی یک CRM اختصاصی، هزینه ی کمتری برای شما نسبت به خرید یک CRM آماده دارد. شما با ساخت و طراحی یک نرم افزار CRM اختصاصی برای سازمان خود، می توانید سیستمی داشته باشید که هم نیازهای سازمان شما را پوشش بدهد و هم از برنامه های از پیش تعیین شده استفاده کند.

هزینه ی ساخت و طراحی یک CRM سفارشی بسته به گزینه های زیر می تواند تغییر کند:

• تعداد ویژگی ها و امکاناتی که می خواهید در نرم افزار خود داشته باشید
• هزینه های فنی تولید نرم افزار
• هزینه ی توسعه دهنده و برنامه نویس
• هزینه های متفرقه مانند هزینه ای که برای امنیت سیستم و نرم افزار باید پرداخت کنید.

به طور کلی با همان مقدار هزینه‌ای که برای خرید یک نرم افزار آماده ی CRM می خواهید پرداخت کنید، می توانید یک نرم افزار سفارشی پیشرفته با خدمات پشتیبانی فنی برای خود بسازید.

۲- زمان تبادل اطلاعات و آموزش را به حداقل می‌رسانید

اگر در سازمان تان یک برنامه ‌ی آموزشی خوب برای افراد تازه استخدام شده داشته باشید، به آنها این حس را انتقال می دهید که می توانند در مدت زمان کمتری به کار تسلط پیدا کنند. زمانی که جریان کاری در سازمان عوض می شود و فعالیت های تازه ای به مجموع کارها اضافه می شود، احتمال انجام اشتباه در سازمان بالا می رود؛ ممکن است تماس‌هایی بی پاسخ بماند، معامله ی خوب و مهمی جوش نخورد و مواردی از این دست. اگر بخواهید برای درست شدن این فضا، از یک مربی آموزشی استفاده کنید، ممکن است چندماه برای اصلاح امور زمان بگذارید.

اما اگر یک نرم افزار CRM با رابط کاربری ساده می تواند این مدت زمان طولانی برای آموزش را به حداقل برساند و بهره وری کارمندان را افزایش بدهد.

در فرایند آموزش، نرم افزار CRM سفارشی می توانید به طریق های زیر به شما کمک می کنند:

• این نوع CRM می تواند بر اساس جریان کاری موجود در شرکت تان طراحی شود، که به کارکنان تان اجازه می دهد خیلی راحت تر با آن اخت بگیرند و از آن استفاده کنند.
• استفاده از این نوع CRM باعث می شود تعداد اشتباه هایی که در زمان آموزش و استخدام نیروی جدید پیش می آید، کم شود.
• همچنین می توانید به CRM اختصاصی خود ویژگی هایی اضافه کنید که متناسب با کسب‌وکار شما باشد و از این طریق هزینه ی آموزش را کاهش بدهید.

۳- ساده‌تر کردن یکپارچه‌سازی سیستم‌ها و نرم‌افزارهای موجود در شرکت

اگر یک نرم فزار آماده‌ی CRM تهیه می‌کنید، باید آماده باشید تا برای ویژگی ها و امکانات جانبی آن مانند دریافت API ها، هزینه ی بیشتری پرداخت کنید. به عنوان مثال فرض کنید نرم افزار آماده و از پیش تولیدی شما، با دیگر سیستم ها و نرم افزارهای موجود در سازمان (مانند مایکروسافت اوت لوک، جی میل، اپ های حسابداری و مدیریت پروژه و غیره) همگون نیست و برای کارکرد بهتر باید این سیستم ها را در هم ادغام و یکپارچه کنید تا کارایی و عملکرد بهتری داشته باشند. انجام این فرایند یکپارچه سازی برای نرم افزارهای آماده ی CRM، کار پیچیده ای است و باید از دانش متخصصان فنی توسعه دهندگان باتجربه برای انجام آن استفاده کرد.

اما یک سیستم CRM سفارشی این امکان را برای شما ایجاد می کند تا فرایند یکپارچه سازی و ادغام سیستم ها را بسیار آسان تر انجام دهید و هزینه ی کمتری برای آن صرف کنید. با ادغام سفارشی سیستم ها در سی آر ام اختصاصی سازمان تان، این نرم افزار می تواند به یک هاب مرکزی برای تمام دپارتمان ها (که شامل بخش منابع انسانی، مدیریت پروژه، مالی، زنجیره تأمین، تولید، خرید، بخش فنی و .. می شود) تبدیل شود و کسب و کارتان را به نمونه ای از یک مجموعه ی دیجیتالی موفق تبدیل کند.

۴- روند سنجش وضعیت سازمان شما را آسان تر می کند

اگر می خواهید روند خودکارسازی و به اشتراک گذاری اطلاعات را در کسب و کار در حال رشد خود بهبود دهید، باید عملکرد سیستم CRM خود را نیز بهبود ببخشید و گستره ی فعالیت آن را معطوف به یک بخش نکرده و به بخش های دیگر سازمان نیز تعمیم بدهید.

سازمان های در حال رشدی که برای سنجش عملکرد خود از نرم افزارهای آماده ی CRM استفاده می کنند، با مشکلات زیر روبرو می شوند:

• خرید یک طرح گران تر برای اینکه نرم افزار تحت امرشان، ویژگی ها و قابلیت های مورد نیاز برای کسب و کارشان را داشته باشد.
• نصب افزونه های جدید که قیمت کلی نرم افزار را بالاتر می برند.
• ادغام برنامه ها و سیستم های داخلی با سیستم CRM
• خرید یک نرم افزار CRM از پیش تولید شده ی گران تر، که ممکن است به تمام امکانات و قابلیت های آن نیاز نداشته باشید.

اما اگر یک CRM سفارشی برای کسب و کار خودتان داشته باشید، می توانید هر تغییری که می خواهید در آن ایجاد کنید و آن را با ویژگی های منحصربه فرد کسب و کارتان هماهنگ سازید.

برخلاف یک CRM آماده، یکCRM سفارشی می تواند مزیت های زیر را برای سازمان شما به همراه داشته باشد:

• می توانید هر تعداد نفر که لازم است را به سیستم خود اضافه کنید بدون اینکه مجبور به پرداخت هزینه ای اضافه باشید.
• می توانید یک سری ویژگی، امکانات و قابلیت های سفارشی برای نرم افزار اختصاصی خود در آن ایجاد کنید.
• می توانید بر اساس نیاز کسب و کارتان در این نرم افزار تغییرات ایجاد کنید.

۵- بهبود فرایندهای خودکارسازی

بسیاری از سیستم های آماده ی CRM، فاقد بخش خودکارسازی هستند و به همین دلیلی مدیران فروش باید زمان زیادی برای ورود اطلاعات به آن بگذارند. موضوعی که بسیاری اوقات کارکنان بخش فروش یا دیگر بخش ها را به ستوه می آورد و این احساس را به آنها می دهد که در حال تلف کردن وقت شان برای انجام کارهایی هستند که می توانند به صورت خودکار وارد سیستم شوند، مانند:

• ورود اطلاعات مشتری به صورت دستی در پایگاه داده
• گردآوری داده ها
• بارگذاری تماس های ضبط شده از مشتریان
• پیگیری پاسخ های مشتری

در نتیجه بعد از مدتی کارکنان سازمان از سیستم CRM، بدون توجه به اینکه چه مقدار برای آن هزینه شده است، استفاده نمی کنند.

اما اگر در سیستم CRM اختصاصی خود، انجام این کارها را به صورت خودکار دربیاورید، می توانید در زمان و هزینه صرفه جویی انجام دهید. به عنوان مثال:

اتوماسیون خدمات پشتیبانی از مشتری، که سریع تر از کارکنان شما بسته به نیاز مشتری به او پاسخ می دهد و می تواند سوالات متدوال مشتریان را مدیریت کند.

• خودکارسازی فعالیت های مرتبط با فروش روزانه، مانند ردیابی معاملات و درآمد ماهانه، مدیریت حساب و صورتحساب و غیره
• خودکارسازی فرستادن ایمیل های پیگیری پس از تماس
• خودکارسازی فرایند ورود اطلاعات
• خودکارسازی مدیریت سرنخ ها، مانند جمع آوری ایمیل ها، اطلاعات اولیه، رفتار وب و غیره

۶- حل مشکلات انتقال داده‌ها

برخی مواقع وجود مشکلاتی در سیستم CRM فعلی سازمان شما، مانند عدم سنجش پذیری، تعداد محدود برنامه هایی که از آن پشتیبانی می شود، هزینه ی نگهداری زیاد و عدم قابلیت پیکربندی باعث می شود تصمیم بگیرید از سیستم قدیمی خود به سیستم CRM جدیدتر و بهتری مهاجرت کنید.

اما انجام این کار ممکن است شما را با چالش های فنی زیر روبرو کند:

• انتقال داده های قدیمی به سیستم جدید بدون از دست دادن اطلاعات.
• یافتن سخت افزاری سازگار برای سیستم CRM شما
• حفظ ویژگی های خوب سیستم قدیمی و انتقال آن به سیستم جدید

زمانی که می خواهید به یک سیستم CRM آماده ی جدید مهاجرت کنید، به احتمال زیاد مجبور می شوید قبل از انجام این کار، از متخصصانی برای استخراج، تجریه و استانداردسازی داده های جدید کمک بگیرید که این موضوع احتمالا هزینه های سازمان شما را بالا می برد.

اما اگر بخواهید به سیستم CRM سفارشی خودتان مهاجرت کنید، می توانید از تیم توسعه دهنده این سیستم بخواهید این مشکل و چالش های فنی زیر را با همان مقدار هزینه و یا کمتر از آن برطرف کنند:

• سیستمی طراحی کنند که مدت زمان زیادی در خدمت اهداف کاری شما بماند و احتیاج به مهاجرت دوباره از آن نداشته باشید.
• نرم افزار و سیستمی طراحی کنند که با فرمت های سخت افزاری و نرم افزاری کسب و کار و سازمان شما هماهنگ باشد.
• یک اسکریپت برای انتقال داده ها و اطلاعات شما تهیه کنند تا از گم شدن داده ها جلوگیری شود.

در انتها

انتخاب نوع نرم افزار CRM، کاملاً بسته به نوع سازمان و کسب و کارتان است. در انتخاب نوع CRM به هیچ عنوان عجله نکنید و به خوبی در این باره از مجاری مختلف تا جایی که امکان دارد، اطلاعات کسب کنید؛ چرا که انتخاب درست یک سیستم CRM می تواند آن را به قلب تپنده ی سازمان شما تبدیل کند. اگر هم در این مورد به کسب اطلاعات بیشتر نیاز دارید یا اینکه می خواهید CRM اختصاصی خود را سفارش بدهید، با کارشناسان ما در شرکت توسعه فناوری نیک آوازه ارتباط بگیرید.

منبع:
https://nikavazeh.ir/blog/Custom-CRM_Software